Política de Tratamiento de Datos Personales

Responsable del tratamiento

La Fundación actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales que recolecta en el desarrollo de su objeto social. La atención de consultas y reclamos está a cargo de la Rectoría, a través de los canales indicados en esta política.

Marco legal

Esta política se fundamenta en:

• Artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013, compilado en el Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
• Ley 1098 de 2006 (Código de la Infancia y la Adolescencia), en lo relativo a los datos de menores de edad.
• Las sentencias de la Corte Constitucional y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) sobre la materia.

Esta política aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte de la Fundación, en medios físicos o digitales.

Definiciones

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

Base de datos

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público

Dato que no es semiprivado, privado o sensible, como los relativos al estado civil, la profesión u oficio y la calidad de comerciante o servidor público.

Dato sensible

Aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento

Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

Responsable del tratamiento

Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular

Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento

Cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia

Envío de datos personales a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento, dentro o fuera del país.

Transmisión

Comunicación de datos personales a un Encargado, dentro o fuera del país, para que realice un tratamiento por cuenta del Responsable.

Principios

La Fundación aplicará, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

• Legalidad: el tratamiento se sujeta a lo establecido en la ley.
• Finalidad: el tratamiento obedece a una finalidad legítima, informada al titular.
• Libertad: el tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible.
• Transparencia: el titular puede obtener en cualquier momento información sobre sus datos.
• Acceso y circulación restringida: los datos solo pueden ser tratados por personas autorizadas.
• Seguridad: se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la información.
• Confidencialidad: quienes intervengan en el tratamiento están obligados a garantizar la reserva de la información.

Tratamiento y finalidades

La Fundación recolecta, almacena, usa, circula, actualiza y suprime datos personales para las siguientes finalidades, según el grupo de interés:

Aspirantes, estudiantes, padres de familia y acudientes

• Gestionar procesos de información, inscripción, admisión, matrícula y prematrícula.
• Desarrollar las actividades académicas, formativas, de evaluación, certificación y registro académico.
• Reportar información a las autoridades educativas (Ministerio de Educación Nacional, Secretarías de Educación y sistemas de información oficiales) cuando la ley lo exija.
• Prestar servicios de bienestar, orientación y acompañamiento.
• Gestionar pagos, facturación, cartera y obligaciones financieras.
• Enviar comunicaciones sobre la vida institucional, programas, eventos, concursos y actividades.
• Realizar encuestas de satisfacción y seguimiento.

Egresados

• Expedir certificados, constancias y duplicados de títulos.
• Mantener contacto, ofrecer programas de formación continua y realizar estudios de seguimiento a egresados.

Participantes en eventos, concursos y convocatorias

• Gestionar la inscripción, participación, evaluación, premiación y comunicación de resultados.
• Publicar los nombres de los participantes y las obras presentadas en los medios de la Fundación, cuando así se haya informado y autorizado en la respectiva convocatoria.

Colaboradores, docentes y aspirantes a cargos

• Adelantar procesos de selección, vinculación, nómina, seguridad social y gestión del talento humano.
• Cumplir las obligaciones laborales, contractuales y legales.

Proveedores y aliados

• Gestionar la relación contractual, pagos, evaluaciones y obligaciones tributarias.

Visitantes y seguridad

• Controlar el acceso a las instalaciones y mantener la seguridad de las personas y bienes, incluso mediante sistemas de videovigilancia debidamente señalizados.

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales aplicables, en especial las relacionadas con la conservación de archivos académicos y contables.

Datos sensibles

La Fundación solo tratará datos sensibles (por ejemplo, información de salud necesaria para atender emergencias o ajustes razonables, o datos biométricos) cuando el titular lo haya autorizado de forma explícita, salvo las excepciones previstas en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.

Datos de niños, niñas y adolescentes

El tratamiento de datos de menores de edad respetará su interés superior y sus derechos fundamentales. La autorización será otorgada por su representante legal (padre, madre o acudiente), previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, valorando su opinión según su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Imágenes, fotografías y videos

La Fundación podrá captar y usar imágenes, fotografías y videos de actividades institucionales para fines de registro, comunicación y divulgación en sus sitios web, redes sociales y piezas institucionales, siempre con la autorización del titular o de su representante legal.

En los concursos y convocatorias, como el Concurso de Fotografía Juanista, quien inscribe una obra autoriza la publicación de la obra, su título y el nombre del autor en la galería y en los medios de la Fundación, sin que esto implique la cesión de los derechos de autor, que permanecen en cabeza de su autor. Los datos de contacto (correo y celular) no se publican.

Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no sea requerida por la ley.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Fundación.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

Deberes de la Fundación

Como Responsable del Tratamiento, la Fundación se compromete a:

• Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
• Informar al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Actualizar y rectificar la información cuando sea procedente.
• Tramitar las consultas y reclamos en los términos señalados por la ley.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad.

Autorización del titular

La autorización se obtendrá de forma previa, expresa e informada, por medios escritos, verbales o electrónicos (como la aceptación en formularios web) o mediante conductas inequívocas que permitan concluir que fue otorgada. La Fundación conservará prueba de dicha autorización.

No se requiere autorización en los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Consultas y reclamos

El titular, sus causahabientes, su representante o apoderado pueden ejercer sus derechos enviando una solicitud al correo secretaria@sanjuanbautista.edu.co o radicándola por escrito en Calle 6 N.º 6 - 19, Facatativá, Cundinamarca, Colombia. La solicitud debe incluir: nombre e identificación del titular, descripción de la petición, dirección o correo de respuesta y los documentos que se quieran hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin que se presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en un término no mayor a dos (2) días hábiles, hasta que sea decidido.

La solicitud de supresión o revocatoria no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, como ocurre con los registros académicos.

Transferencia y transmisión

La Fundación no vende ni cede datos personales a terceros. Podrá transmitir datos a Encargados que le presten servicios (por ejemplo, plataformas educativas, alojamiento web o servicios de correo), quienes deberán tratarlos únicamente para las finalidades autorizadas y bajo las medidas de seguridad exigidas. Las transferencias internacionales se realizarán conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Seguridad de la información

La Fundación adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, entre ellas el control de acceso a la información, el almacenamiento en servidores protegidos y el compromiso de confidencialidad de su personal.

Vigencia y modificaciones

Esta política rige a partir del 24 de abril de 2022. Las bases de datos tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantengan las finalidades del tratamiento. Cualquier cambio sustancial en esta política será comunicado oportunamente a los titulares a través del sitio web de la Fundación.